به طور کلی، مدیرانی که تصمیم به خرید دستگاه حضور و غیاب را دارند؛ به دو گروه کلی تقسیم می‌شوند:
گروه اول، شامل مدیرانی هستند که به تازگی با دستگاه حضور و غیاب آشنا شده‌اند و اطلاعات تخصصی درباره‌ انواع دستگاه‌ و خدمات ارائه شده توسط شرکت‌های سازنده‌ی را ندارند.
معمولا برای این دسته از مدیران، قیمت دستگاه حضور و غیاب اولین و مهم‌ترین فاکتور برای خرید دستگاه است. شاید خود شما هم جز کسانی باشید که به تازگی با این دستگاه آشنا شده‌اید و تصمیم دارید ارزان‌ترین و کارآمدترین دستگاه را، با توجه به بودجه‌ی خود تهیه کنید.
اما بگذارید یک توصیه به شما بکنم: لطفا، لطفا و لطفا فقط به دنبال ارزان‌ترین دستگاه نباشید! زیرا برایتان پشیمانی به دنبال می‌آورد! می‌پرسید چرا؟ در ادامه خدمتتان عرض می‌کنم که چرا!

بگذارید به ادامه‌ی معرفی دسته‌بندی‌مان برسیم:
دسته‌ی دوم شامل مدیرانی هستند که قبلا این دستگاه را تهیه کرده‌اند و مدتی هم از آن استفاده کرده‌اند! اما در حال حاضر به یکی از دلایل زیر با دستگاه به مشکل خورده‌اند و تصمیم به تعویض و جایگزینی آن، گرفته‌اند:

• دستگاه ارزان قیمت قبلی، جز دستگاه‌های وارداتی و ارزان بوده، و مدتی است که شرکت وارد کننده‌ی آن به کلی جمع شده است. در نتیجه امکان ارائه‌ی خدمات توسط شرکت وجود ندارد و اگر عملکرد دستگاه با مشکل رو به رو شود؛ دستگاه عملا بی‌استفاده خواهد شد. لذا مدیر تصمیم گرفته که دستگاه را تعویض کند.
• شرکت فروشنده‌ی دستگاه، خدمات پس از فروش مناسبی مانند نصب و راه‌اندازی، تعمیرات دستگاه و پشتیبانی و بروزرسانی نرم‌افزار، به مشتری خود ارائه نمی‌دهد.
• دستگاه قبلی، وارداتی بوده و شرکت تولیدکننده‌ی آن در خارج از کشور، به دلیل وجود تحریم‌ها، از ارائه دادن قطعه و لوازم یدکی به مشتریان ایرانی خود، خودداری می‌کند.
• با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، خریدار نیاز به امکانات جدید نرم‌افزاری و سخت‌افزاری دستگاه را حس می‌کند. اما شرکت فروشنده توانایی توسعه و ارتقای محصول خود را ندارد. لذا پس از مدتی دستگاه از تکنولوژی روز دنیا عقب می‌ماند و نمی‌تواند نیازهای مشتری را برآورده کند و خدمات لازم را به آن‌ها ارائه دهد.